Il controllo dei mezzi aziendali è un’attività fondamentale per tutte le imprese che utilizzano veicoli per lavorare. Auto aziendali, camion, furgoni, o mezzi speciali devono essere controllati con regolarità per evitare guasti, multe o fermi macchina. Pianificare le verifiche in modo sistematico aiuta a risparmiare tempo, denaro e problemi.
In questo articolo
Quando un veicolo aziendale non viene controllato spesso, il rischio di guasti improvvisi aumenta. Oltre a inconvenienti spiacevoli e perdite di tempo in caso di rotture, può succedere che anche piccoli problemi, se trascurati, possano trasformarsi in spese importanti. E un mezzo in cattive condizioni può mettere in pericolo sia chi guida che gli altri utenti sulla strada.
Ricapitolando, effettuare controlli programmati aiuta a:
In molti casi, è sufficiente seguire una lista di controlli da fare ogni mese o prima di ogni viaggio importante.
Scopri il software per gestire la flotta aziendale
Un buon controllo dei mezzi aziendali dovrebbe includere:
Gestire il controllo dei mezzi aziendali in modo manuale può andare bene quando si gestisce un numero molto ridotto di veicoli. Ma man mano che la flotta cresce, tenere traccia delle verifiche diventa sempre più complicato. Scadenze che si sovrappongono, controlli che sfuggono, promemoria che vengono ignorati: tutto questo può causare problemi, ritardi e costi fuori controllo.
Per evitare questi rischi, sempre più aziende scelgono di utilizzare un software per la gestione della flotta. Si tratta di strumenti digitali progettati per automatizzare i controlli e offrire una visione chiara, aggiornata e condivisa dello stato dei veicoli. I vantaggi sono diversi e soprattutto un valido aiuto per i fleet manager.
Ogni volta che viene effettuata una verifica su un mezzo, è possibile registrare digitalmente l’attività, indicando chi l’ha eseguita, su quale veicolo e con quali risultati. Un sistema che riduce la possibilità di errore e crea uno storico consultabile in qualsiasi momento. In caso di controlli da parte delle autorità o per esigenze assicurative, i dati sono sempre disponibili e ordinati.
Uno dei principali vantaggi di un sistema digitale è la possibilità di impostare alert automatici per tutte le scadenze importanti: tagliandi, revisioni, cambi gomme, rinnovo assicurazione, pagamento bollo, sostituzione filtri, controlli stagionali. Questi avvisi possono essere ricevuti via email o tramite notifiche push e aiutano il responsabile della flotta a non dimenticare nulla.
Molti software di fleet management integrano la geolocalizzazione dei veicoli tramite GPS. Questo consente di sapere sempre dove si trovano i mezzi, se sono in movimento o fermi, e da quanto tempo. Oltre a migliorare l’organizzazione dei percorsi, questa funzione permette di intervenire rapidamente in caso di guasti o anomalie.
Leggi il nostro articolo sul monitoraggio GPS dei mezzi aziendali
Inoltre, è possibile ricevere segnalazioni in tempo reale su comportamenti di guida pericolosi, come frenate brusche o velocità eccessiva, che potrebbero indicare un problema al mezzo o la necessità di maggior formazione per l’autista.
Un altro vantaggio concreto è la possibilità di generare report automatici, utili per valutare lo stato generale dei veicoli, il rispetto delle scadenze e il trend delle manutenzioni.
I dati registrati consentono poi alle aziende di prendere decisioni più consapevoli, ad esempio:
- quando sostituire un veicolo perché è diventato troppo costoso da mantenere
- quali mezzi richiedono controlli più frequenti
- quali sono i costi medi di manutenzione mensili
L’analisi dei dati consente anche di individuare eventuali inefficienze nella gestione e di migliorare i processi aziendali.
Con un sistema digitale si elimina del tutto l’uso di fogli Excel (per approfondire leggi il nostro articolo sulla gestione della flotta con Excel), di moduli cartacei o di note scritte a mano. Tutte le informazioni sono archiviate in modo ordinato e facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo, per semplificare il lavoro di chi gestisce la flotta e rendere più rapida la consultazione di dati, anche a distanza.
In caso di audit interni o ispezioni da parte delle autorità, avere tutto registrato e disponibile in pochi clic è un grande vantaggio.
Un altro aspetto importante è la possibilità di gestire tutti i mezzi da un’unica piattaforma. Se l’azienda ha più sedi o lavora in più aree geografiche, un software permette di avere una visione completa e aggiornata della situazione. A differenza di un archivio cartaceo dove per natura i dati sono registrati e accessibili nella loro completezza, all’interno di una piattaforma è possibile profilare gli utenti.
Ad esempio, un responsabile flotta potrà accedere ad una panoramica generale mentre chi si occupa di amministrazione solo alla parte economica.
FleetUP è il software per la gestione della flotta auto aziendale sviluppato da Infor, una soluzione avanzata di gestione del parco auto creata a partire dalle esigenze dei fleet manager, con funzionalità Green e altamente personalizzabile, grazie a:
Controllare i mezzi aziendali in modo costante aiuta a lavorare meglio, spendere meno e garantire la sicurezza di chi guida. Con una checklist chiara, controllo periodici e l’aiuto di un software come FleetUP, diventa tutto più semplice.
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