Il Gruppo Infor ed Ocme S.r.l. in perfetta sintonia nella realizzazione di una versione personalizzata di “Fleet Up” per ottimizzare costi e gestione della flotta aziendale

OCME S.r.l è presente sul mercato delle tecnologie per il riempimento, il confezionamento e la palettizzazione dagli anni ’50; oggi occupa una posizione di leadership di settore con 7 filiali e 40 agenti in tutto il mondo che fanno capo all’headquarter di Parma.
Con un team di 400 dipendenti anche la flotta aziendale è di proporzioni importanti, per cui la Direzione aziendale ha dovuto dotarsi di un sistema per meglio ottimizzarne l’utilizzo e ridurne ovviamente i costi di gestione: la scelta è stata FleetUp, applicazione creata dal Gruppo Infor dedicata alla gestione delle flotte aziendali .
Ocme S.r.l. da sempre si avvale di una flotta interamente con contratti di NLT, in parte condivisa (pool) ed in parte assegnata.

Situazione iniziale – FLOTTA OCME 2014

NLT CONDIVISE (Pool)
32 AUTO
9 AUTO Metano
23 AUTO Diesel

NLT ASSEGNATE   
22 AUTO
9 AUTO Metano
13 AUTO Diesel

Ocme vede un aumento dei costi nella gestione della flotta aziendale per queste ragioni:

  • Scarsa Pianificazione
  • Non corretto utilizzo delle auto a metano
  • Flotta sovradimensionata

 

La direzione OCME si confronta con i professionisti di INFOR e si avvia un’attenta valutazione del tradizionale foglio di excel con cui si gestiva la flotta ed insieme, OCME ed INFOR, cominciano lo studio di un applicativo che sarebbe diventato FleetUp

Si può quindi affermare che lo studio svolto per OCME ha evidenziato la professionalità e la tempestività degli sviluppatori di INFOR che, in poche settimane, hanno elaborato una serie di personalizzazioni alla versione standard: in questo modo tutti i software e dispositivi già in possesso dell’azienda si sono perfettamente integrati tra loro e con Fleet Up, favorendo la condivisione di informazioni tra i vari reparti aziendali e quindi una conseguente ottimizzazione di tempi e metodi di gestione della flotta e ancora una riduzione dei costi.

INTRODUZIONE DI FleetUp

FleetUp ha evidenziato dispersioni di costi e tempi di gestione, rendendo la direzione aziendale più consapevole dove intervenire per accelerare l’attivazione di soluzioni migliorative – afferma il Mobility Manager di Ocme, Dr Christian Marcello.

Tra queste azioni ricordiamo

  • lasciare scadere contratti di auto in scadenza e procedere a nuova contrattazione
  • migliore e maggiore rotazione delle auto a metano
  • Sistema unico di prenotazione

La necessità di un sistema unico di prenotazione ha avviato un’analisi sull’effettiva gestione della flotta di OCME, che ha addirittura permesso la riduzione del canone di noleggio scegliendo un CERTO TIPO DI VEICOLI – evidenzia il Dr Marcello

Il Sistema UNICO DI PRENOTAZIONE, modulo innovativo di FleetUp, attivato in OCME, ha queste peculiarità:

  1. Permette la pianificazione degli automezzi
  2. E’ user friendly, per cui tutti i dipendenti riescono facilmente ad apprenderne l’utilizzo
  3. Flessibile
  4. Elabora Report/statistiche su cui attivare correttivi e migliorie ulteriori nella gestione della flotta; infatti sono calati notevolmente i costi EXTRA rispetto al canone di noleggio:

    Fleet Up consente di ridurre il rischio di eccedenze chilometriche e quindi ottimizzare l’utilizzo di ciascun mezzo rispettando i termini contrattuali grazie al monitoraggio in tempo reale dello stato del mezzo – continua il Dr Marcello

Inoltre FleetUP ha permesso di integrare altri 2 moduli:

  • il sistema di Geolocalizzazione che verifica in tempo reale gli spostamenti del veicolo, strumento utile anche in caso di furti che semplifica il recupero del veicolo
  • Monitoraggio dello stile di guida quindi valutare se il driver ha un comportamento eco-compatibile e sicuro, quindi meno a rischio di sinistri e conseguenti costi per l’azienda

Oggi, in seguito all’introduzione di FleetUp, la flotta aziendale di OCME ha queste caratteristiche:

FLOTTA OCME 2016

16 Doblò e 4 Qubo

Età media dell’auto: < 48 mesi
Euro 5/6
Dispositivi di Geolocalizzazione
Sistemi sicurezza passivi ed attivi per il driver

 NLT CONDIVISE (pool)
20 AUTO
20 AUTO Metano – con doppia bombola

NLT ASSEGNATE   
22 AUTO
22 AUTO Metano

Il Dr Christian Marcello evidenzia anche un altro aspetto interessante che riguarda la scelta dei mezzi aziendali:
In seguito all’analisi dei valori elaborati da Fleet Up, la OCME ha deciso di indirizzarsi verso questi modelli di veicoli furgonati a 2 posti, che sono idonei per i tragitti giornalieri dei driver, per trasferte di lavoro/consegna merce ma certamente disincentivano l’utilizzo extra-lavoro (viaggi con la famiglia, vacanze…) riducendo quindi costi superflui per l’azienda. In più sono calati notevolmente i rimborsi chilometrici per l’utilizzo delle auto personali, grazie all’ottimizzazione della flotta

A seguire un’analisi più specifica con valori precisi relativi al recupero dei costi e all’ottimizzazione della gestione della flotta in una grande azienda come OCME.

 

RESTITUZIONE DEI COSTI E SOSTENIBILITA’

1) Riduzione del consumo CARBURANTE (flotta Pool)

  • In % : riduzione del 30%
  • In termini assoluti (€): 0,030€/km
  • In % sul TCO: – 13%

2) Riduzione del TCO totale (Flotta Pool: riduzione del costo totale della flotta)

  • in %: 21%
  • In termini assoluti (€): – 43 mila €/anno

3) Riduzione del n° dei veicoli (flotta pool)

  • in % : riduzione del 30%
  • In termini assoluti (n° veicoli): – 10 Veicoli (da 30 a 20 NLT Pool)

4) Incremento dei veicoli Green (da Diesel a Metano***)

  • in %: da 30% (20 diesel e 10 metano) al 100%
  • In termini assoluti (n° veicoli): TUTTI I 20 Veicoli (Pool)

A questo proposito, il Dr Marcello evidenzia: Un pieno di metano permette di compiere meno Km e le stazioni di servizio sono più rare quindi viene visto come penalizzante dai driver, che di conseguenza riducono i viaggi “NON NECESSARI”, quelli di piacere e quindi si amplifica il recupero dei costi.
In più, permette l’accesso a tutte le zone ZTL e centri storici con esonero dal pagamento della sosta nei parcheggi a pagamento, un ulteriore aspetto da cui si ottiene un notevole recupero dei costi.

5) KM PERCORSI con numero minore di mezzi e minore usura
Pur diminuendo il numero dei mezzi della flotta ed i suoi costi, i KM percorsi sono rimasti invariati mantenendo il livello di servizio

  • in %: 33% in più di KM percorsi da ogni mezzo
  • In termini assoluti (Totale dei KM) – 53mila km in più ogni mezzo

8) Riduzione di emissioni di CO2 quindi maggiore sostenibilità

Il 100% della flotta di OCME si colloca nelle fasce più GREEN per emissioni di CO2 ( < 140 gr/km) con un calo di emissioni da 205 tonnellate /anno (2014) a 159 tonnellate/anno (2015)

  • in %: – 23% di tonnellate /anno di CO2
  • In termini assoluti: 46 tonnellate in meno /anno di CO2

GESTIONE

Le risorse che interagiscono con il sistema (a parte i driver) sono la Reception, il Fleet Manager e le relative segreterie dei reparti.
L’accesso a FLEET UP, anche per motivi di privacy, è limitato a pochi soggetti (50 su 400 dipendenti)

Le personalizzazioni / verticalizzazioni richieste da OCME:

  • Geolocalizzazione: il veicoli è geolocalizzabile nel percorso, quindi funge anche da deterrente nel compiere deviazioni NON per lavoro, riducendo quindi i km percorsi.

    Christian Marcello mette in rilievo che “questa personalizzazione ha comportato accordi sindacali per poter tracciare il tragitto limitando ad UNA SOLA PERSONA, l’accesso ai dati geolocal”
    Questa funzione è importante anche per le auto assegnate per monitorare multe, sinistri e quindi rilevare lo stile di guida del driver.

  • Sistema prenotazione User Friendly: l’auto può essere prenotata o dal driver o da un prenotante (non necessariamente il driver, ad es. capo reparto) ed entrambi (driver e prenotante) ricevono email dal sistema con tutti i dettagli della prenotazione.
    Una particolarità che ci evidenzia il Dr Marcello:

    questa funzione permette anche di segnalare se l’auto rientra nei tempi previsti e si rende di nuovo disponibile per altri colleghi: nel caso in cui l’auto non sia riconsegnata come previsto, il sistema fornisce, se c’è, un’alternativa.
    Il Gruppo Infor ha impiegato circa 2 settimane per implementare le personalizzazioni richieste e sono state sufficienti poche ore di formazione delle risorse coinvolte per l’avviamento del programma” – Conclude Christian Marcello

    IN SINTESI….

    L’implementazione di una versione personalizzata di Fleet Up ha permesso:

    • Riduzione dei costi del carburante del 30%
    • Riduzione dei mezzi della flotta del 30% mantenendo il medesimo livello di servizio percorrendo la stessa quantità di KM
    • Attuazione di una politica GREEN: TUTTI i 20 veicoli sono diventati a METANO eliminando TUTTI quelli alimentati a Diesel
    • Condivisione della posizione dei mezzi con un sistema di geolocalizzazione e facile gestione delle prenotazioni grazie ad un’interfaccia User Friendly che garantisce la disponibilità del mezzo da prenotare.

    …E in FUTURO

    Ocme ha raggiunto un accordo con Comune di Parma per il servizio INFOMOBILITY:

    il comune mette a disposizione dei cittadini, in alcuni punti della città, dei veicoli condivisibili (car sharing) su prenotazione attraverso il sito Infomobility.
    Si pagano con dei tesserini / abbonamenti.

    La OCME ha ottenuto la disponibilità di un veicolo ad inizio della via e ha intenzione di acquistare 2 tessere (1 per uso interno – 1 esterno per i clienti/fornitori che vengono in visita).

    Questo permette:

    1.  1 veicolo in più a disposizione
    2.  riduzione ulteriore dei costi di gestione perché non si paga il noleggio e inoltre si riducono costi assicurativi in capo all’azienda in quanto l’auto è assicurata dal comune di Parma – Infomobility

    Questo accordo appena concluso comporterà un’ulteriore integrazione e personalizzazione su Fleet UP per il controllo e la gestione del veicolo, confermandone la sua grande flessibilità.